Lavorare nell'organizzazione di eventi a Genova (e non solo)

Premessa numero 1: Città dei Mestieri si sta dedicando molto alle professioni della comunicazione, ultimamente. Martedì scorso (28 giugno) c'è stato un incontro con Rosa d'eventi, agenzia genovese specializzata nell'organizzazione eventi. Mercoledì prossimo (6 luglio) ci sarà un incontro dedicato a queste tematiche.

Premessa numero 2: è sconfortante scoprire, dopo tante belle parole su questa attività, che l'agenzia in questione sta cercando solo hostess e steward. Che tradotto significa (spesso): non importa quanto sei brava, se non sei figa non ti vogliamo.

Concluse le premesse, ecco una breve descrizione su cosa significa lavorare nell'organizzazione di eventi.

Le agenzie di organizzazione eventi si occupano di eventi di vario genere, ciascuno con le proprie caratteristiche: si può trattare di eventi culturali, convention aziendali, cene di gala, matrimoni, congressi medico-scientifici, ecc. I suoi clienti possono essere enti, aziende, associazioni o privati.

Il cliente si rivolge all'agenzia con due possibili modalità: (1) chiede all'agenzia di fornirgli un evento chiavi in mano, ossia l'agenzia si occuperà di tutti gli aspetti che ruotano intorno all'evento: dal catering, alle prenotazioni alberghiere, all'ufficio stampa ecc. (2) chiede all'agenzia alcuni servizi specifici, mentre gli altri saranno gestiti direttamente dal cliente stesso.

Come si svolge l'attività dell'agenzia? Ecco le fasi principali:
1) briefing: incontro tra l'agenzia e il cliente
2) analisi del cliente: lo scopo dell'evento è promuovere l'immagine del cliente, quindi bisogna conoscerlo in tutte le sue caratteristiche
3) analisi dell'evento: capire elementi quali lo scopo dell'evento, il suo target, il budget a disposizione, il numero di persone coinvolte (fondamentale per la scelta della location), le possibili date, luoghi e durata, se è gratuito o a pagamento, ecc. E' importante anche lo storico del cliente, ossia comprendere come ha organizzato i propri eventi nel tempo, in modo che il format rimanga costante
4) elaborazione del progetto, o meglio di più progetti differenziati per budget o per altre caratteristiche
5) stesura di un budget preventivo
6) ideare e realizzare l'immagine dell'evento

L'organizzazione vera e propria dell'evento si riassume in questi elementi:
1) ricerca della location
2) organizzazione del catering
3) gestione della location (servizi tecnici audio/video, allestimenti scenografici, intrattenimento ecc)
4) gestione dell'evento (rapporto con i fornitori e gli sponsor, aggiornamento continuo del budget, rapporto con ospiti e relatori, ecc)
5) gestione della comunicazione (database e mailing list, sito web e casella mail ad hoc dedicati all'evento, comunicazione interna ed esterna, materiale grafico, ecc)
6) servizi di accoglienza (hostess e steward, interpretariato, prenotazione alberghi e ristoranti, gestione die trasporti, ecc)
7) ufficio stampa e pubbliche relazioni.

Per quanto riguarda il personale coinvolto, ogni evento ha un coordinatore generale, che lavora da solo nel caso di un piccolo evento, mentre nei grandi eventi è coadiuvato da responsabili dei singoli settori. Seguono hostess, steward, interpreti (almeno due per ogni lingua straniera) e tecnici.